Сергеич (sergeich_vl) wrote,
Сергеич
sergeich_vl

Categories:

Организация

Итак, как мы выяснили на примере нашего воображаемого друга гипотетического экономиста-производственника, волею судеб заброшенного на завод где-то в Северной Америке, если человек знал, как работает бухгалтерский учёт на родине, то не составит для него труда разобраться и в том, как работает бухгалтерский учёт за рубежом.

Вышесказанное, однако же, не означает, что никаких сюрпризов не будет вовсе, и одним из самых первых и больших сюрпризов для нашего героя станет сама организационная структура финансовой службы.

На родине он же привык к чему? К тому, что финансовая служба состоит, как правило, из трёх элементов: бухгалтерия, планово-экономический отдел, и казначейство. Эти элементы могут быть встроены в общую оргструктуру в разных комбинациях: автор сталкивался с примером, когда бухгалтерия во главе со своим главным бухгалтером и казначейство во главе со своим директором подчинялись финансовому директору, и потом вся эта структура наряду с отдельной планово-экономической дирекцией курировалась вице-президентом по экономике. В другом случае финансовый директор возглавлял планово-экономический отдел (управление экономики) и казначейство, бухгалтерия же подчинялась генеральному директору напрямую.

Так или иначе, как бы вышеупомянутые три элемента не тасовались, функционально они более или менее стабильны. Планово-экономический отдел составляет бюджеты и прогнозы, отчитывается об их исполнении и анализирует отклонения. За казначейством закреплены управление депозитами, валютный контроль, ну и естественно оплата счетов. Ну а бухгалтерия объединяет в себе рекордное количество разнородных функций: тут тебе и обработка входящих счетов, и расчёт зарплаты, и подотчетные лица, и обработка отчетов о производстве за смену, а ещё инвентаризации, налоги, статистика и много чего ещё.

Вот тут и кроется первое отличие: в достаточно крупной североамериканской организации ни одна из вышеперечисленных функций не будет входить в обязанности собственно бухгалтерии. Более того, такой организационной единицы, как бухгалтерия, просто не существует в крупной североамериканской корпорации в российском понимании. Разумеется, упомянутые выше функции никуда не исчезают,  просто их выполняют отдельные подразделения: Accounts Payable проверяют и обрабатывают входящие счета (инвойсы), Payroll рассчитывают зарплату, Taxes занимаются налогами. Каждое из них, соответсвенно, проводит свои документы в системе.

Функция контроллера (аналог главного бухгалтера) - головой отвечать за своевременность, полноту и аккуратность этих транзакций, которые, как мы видим,  проводят кто попало другие департаменты. В этом смысле, контроллер выполняет функцию своего рода начального аудитора. Не спешите завидовать: контроллер все ещё готовит и заверяет собственно саму отчетность. Ну и конечно, в крупной корпорации он это делает не один, а во главе собственной дирекции.

Отдельного упоминания заслуживает Cost Accounting Department / Service. В значительной степени, функции этого департамента составляют то, что обычно привыкли называть «управленческим учетом»: отчёты о затратах на производство, анализ отклонений между планом и фактом, распределение и перераспределение затрат - вот это вот все. В качестве бесплатного бонуса прилагается регулярная ругань с закупщиками, препирания с цехом и споры с логистикой - в общем, работать в Cost Accounting - сплошное удовольствие (угадайте с трёх раз, кстати, где работает автор этих строк).

Чтобы жизнь была ещё более насыщенной и разнообразной,  сотрудники Cost Accounting добровольно и с песней на общих основаниях участвуют в закрытии месяца и делают массу ручных проводок (в России это были бы проводки на основании бухгалтерских справок, здесь их называют Journal Vouchers, или просто JV). Да-да, здесь именно мы, Cost Accounting, рассчитываем и делаем проводки для ройялти, послепродажных гарантийных обязательств, процентов по займам (в ряде случаев), и много чего ещё.

Одна из очень важных областей в сфере ответственности Cost Accounting — это сопряжение основной ERP-системы с так называемыми legacy системами: это старые системы, которые должны были бы быть заменены новой ERP, но которые по каким-либо причинам ещё эксплуатируются (от legacy — наследие). Например, у вас везде может стоять SAP, но на центральном складе кладовщики могут все ещё пикать своими терминалами, присоединёнными к системе, установленной в далеком 1990 году. Или в одном цеху у вас учёт рабочего времени может осуществляться в одной система, а на участке финальной сборки - в другой системе. В лучшем случае, обмен данными автоматизирован и синхронизирован: раз в сутки из старой системы выгружается файл с транзакциями, который затем скармливается SAP’у. Это имеет смысл, однако же, лишь в том случае, если между системами у вас хотя бы синхронизированы номенклатуры и аналитики: скажем, деталь с одним и тем же кодом присутствует и там, и там, или рабочий центр (станция, пост) присутствует и там, и там. К сожалению, во многих случаях это оказывается совсем не так.

Зачастую, определенная номенклатура планируется, закупается, приходуется и отпускается в производство исключительно в legacy системах. В основной системе вы просто не увидите этого материала. Почему так происходит? Представим, что речь идёт о сырье,  таком как проволока, листовой металл, или тонкостенные трубки. На эти материалы технологами устанавливаются нормы отпуска в производство (столько-то квадратных дюймов листового металла или столько-то погонных дюймов кабеля). Очевидно, что на складе  нарезанный кабель никто хранить не будет (по крайней мере, нормальные кладовщики стараются так не делать: все, что нарезано, должно быть передано в НЗП). Храниться этот кабель будет в мотках (каждый в отдельном запечатанном полиэтиленовом пакете), а закупаться этот кабель будет коробками по 10 мотков в каждой. Чтобы эффективно сращивать все эти единицы измерения, новой ERP системе зачастую требуется отдельный модуль, и вот, предположим, из-за перерасхода бюджета по проекту внедрения ERP было решено от этого модуля отказаться и продолжать учитывать сырьё в старой системе. Или внедрение вышеупомянутого модуля потребовало бы оптимизации численности кладовщиков, но переговоры с профсоюзом зашли в тупик.

Как бы то ни было, данные как-то нужно перенести в основную систему: отчетность-то составляется в ней. Единственный способ - это внести итоги бухгалтерской справкой с минимальным количеством аналитики. Вот тут-то и приходит на помощь Cost Accounting. Дело нехитрое: нужно выгрузить файл с деталями транзакций из legacy системы (например, оборотную ведомость по legacy складу, или отчёт об отклонениях в стоимости legacy материала, или отчёт о рабочих часах по legacy рабочей станции поимённо; как правило, это будет .txt разделённый запятыми). Этот файл затем нужно пересортировать, подитожить, распределить пропорционально чему-нибудь - в общем, после ряда манипуляций вместо двадцати пяти тысяч транзакций у вас появляется отчёт из 10, скажем, строчек. На основании этого отчёта и будет подготовлен соответствующий JV, который будет проведён в основной системе. Отчёт-основа (backup) будет сохранен для аудиторов. Эти операции придётся повторить как минимум для каждой legacy системы, которая у вас есть. Эта работа не предполагает никакого финансового анализа, это нудная, выматывающая рутина, требующая предельной сосредоточенности и точного соблюдения последовательности по нажиманию на кнопки. Выполняющие эти операции люди занимают, как правило, должность Cost Accounting Clerk.

Собственно, в целом структура отдела выглядит так: аналитики (управленческая отчётность) и клерки (массовая обработка транзакций) объединяются в команды и группы под руководством старших аналитиков и менеджеров с директором на самом верху. В случае автора (то есть, меня) эта стройная иерархия находит непосредственное отражение в расположении рабочих мест. Скажем, клерки селятся компактными группками в больших офисных «кубиках» (1). Аналитики обитают в небольших изолированных «кубиках» (2). Старшие аналитики занимают похожие «кубики» (3), но чуть большей площади, так чтобы туда втиснулся ещё столик (или приставка) и пара стульев для посетителей. «Кубик» менеджера (4) ничем не отличается от «кубика» старшего аналитика, за исключением одной очень важной особенности: у менеджера есть дверь (впрочем, быстросъемная), которая запирается на ключ. И лишь офис директора (5) может похвастаться стеной от пола до потолка (стеклянной или из гипсокартона).

Office.png

Времена, конечно, сейчас не те, что раньше, нет уже того былого порядка. Я, например, занимая должность аналитика, сижу вместе с клерками, чтобы быть поближе к народу, тогда как наш старший аналитик оккупировал менеджерский «кубик» с дверью, хотя она ему не положена. А раньше бывало — мне рассказывали — один старший аналитик тоже занял менеджерский «кубик» (ну просто места больше не было), и на следующий же день пришли коллеги из хозслужбы, открутили дверь и унесли.

Здесь следует напомнить, впрочем, что на самом деле в вопросе обустройства офисных пространств тут царит необъятное многообразие, и мой собственный пример — это вовсе не эталон, скорее, это один из краев широкого спектра. На другом краю находятся офисы всяких гуглов, своим дизайном и планировкой призванные способствовать творчеству и полету фантазии. Между двумя этими противоположными краями можно встретить любые комбинации. Очень распространен подход, например, когда за сотрудником вообще не закреплено рабочего места: у всех же есть ноутбуки, Wi-Fi и VPN, выбирай себе любой стол — и вперед работать. Такой подход практикуется в одной знакомой мне фруктовой компании — производителе известных шоколадных батончиков. Там же весьма поощряется работа из дома, а два дня в неделю в офисе лучше не появляться совсем. Есть обоснованные подозрения, впрочем, что такой подход был принят не от хорошей жизни, а в целях сэкономить на аренде помещения.

В целом, подводя итоги, с уверенностью можно сказать, что привыкать к местным особенностям, безусловно, придется, но эти трудности вполне преодолимы.

Tags: erp, работа, учёт
Subscribe

Recent Posts from This Journal

  • Дебет слева, кредит справа

    Выпускник Финансовой академии пошел работать в крупную компанию бухгалтером. У него появилась привычка с утра перед рабочим днем заглядывать в левый…

  • Праздники такого рода часто бывают у селян

    Ещё немного фотографий с праздника на заводе в Торонто, посвящённого поставке юбилейного – шестисотого по счёту – Dash 8-400. Выступает помощник…

  • Воссоздать кадр: «Eye of the Beholder»

    Моя жена одно время ходила на курсы по фотографии. Помимо таких фундаментальных вещей, как выдержка, диафрагма и чувствительность, там учили обращать…

  • Post a new comment

    Error

    default userpic
    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 4 comments